"الوثائق والمحفوظات": نسعى لإرساء نظام وثائقي عصري مبني على أسس علمية

صلالة- الرؤية

انطلق أمس في محافظة ظفار، البرنامج التدريبي للنظام العصري في إدارة الوثائق الذي تنظمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ بمشاركة أكثر من 75 موظفًا يمثلون 37 من الجهات الحكومية المختلفة، ويستمر البرنامج حتى غدٍ الأربعاء، بالمديرية العامة للعمل بصلالة.

ويهدف البرنامج إلى التعريف بالإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق، والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف، والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ.

يناقش البرنامج على مدى ثلاثة أيام متتالية ستة محاور تتناول عدة موضوعات أهمها الإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق والنظام العصري لإعداد وتطبيق الإجراءات لنظام إدارتها، والإجراءات العصرية لإدارة الوثائق الوسيطة ومواصفات حفظها والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف والتعريف بخدمات معمل الإتلاف الآمن. كما يستعرض البرنامج إجراءات الضبطية القضائية لبعض موظفي هيئة الوثائق والمحفوظات والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ، إلى جانب استعراض تجارب بعض الجهات الحكومية في إدارة الوثائق.

وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في افتتاح البرنامج إن إدارة الوثائق من الجوانب المهمة في المؤسسات لمساهمتها في تنظيم وحفظ المعلومات واسترجاعها بفاعلية، مبينًا أن الهيئة أولتها اهتماما بالغًا من خلال إنشاء الدوائر والأقسام في مختلف الجهات المعنية لإدارة الوثائق وتعيين المختصين فيها. وأضاف الضوياني أن اللقاء يعكس حرص الهيئة على تعزيز مبدأ الشراكة بين فرق العمل بالجهات المعنية، إلى جانب تمكين الأقسام والدوائر بالجهات المختلفة من تداول وثائقها وتحديد مددها وسهولة استرجاعها وتيسير المعاملات اليومية والمستمرة لسير العمل إضافة إلى تحديد الملفات والوثائق التي تشكل أهمية لترحيلها للذاكرة الوطنية بما أنجز في مجال أعمالها.

وتحدث أحمد بن سيف الكيومي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عن الإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق بسلطنة عُمان، من خلال التعريف بدورها في تطور مجتمع المعلومات والمعرفة وأهميتها في الحفاظ على مصادر الحقوق الخاصة والعامة وأنها المصدر الأساس للبحث العلمي وركيزة للذاكرة الوطنية. وأضاف الكيومي أن إرساء نظام وثائقي عصري مبني على أسس علمية من أهم أهداف هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وهو بدوره يسهم في تنظيم قطاع الوثائق والنهوض به في مختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، استنادًا إلى أدوات إجرائية رئيسة تتمثل في القائمة الاسمية، ونظام تصنيف الوثائق، وجداول مُدد استبقائها، كما إن نظام إدارة الوثائق يشكل نواة أساسية لضمان تكوين أرصدة المحفوظات؛ وذلك بتحديد نوعية الملفات والوثائق التي يتعين ترحيلها إلى الهيئة للحفظ الدائم كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافد للتراث الوطني ومصدرا للبحث العلمي والابتكار.

يُشار إلى أنَّ إجمالي الجهات التي اعتمدت أنظمة إدارة الوثائق يبلغ 100 جهة، خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، مقسمة إلى 67 جهة من وحدات الجهاز الإداري، و33 شركة ومؤسسة تسهم الحكومة في رأسمالها بما لا يقل عن 25%.

المصدر: جريدة الرؤية العمانية