برنامج تدريبي في شمال الباطنة حول "إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية"
تاريخ النشر: 24th, December 2024 GMT
صحار- خالد بن علي الخوالدي
انطلقت ببلدية شمال الباطنة فعاليات البرنامج التدريبي لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والذي نظمته دائرة تقنيات المعلومات بالمديرية العامة للشؤون الإدارية والمالية بمكتب محافظ شمال الباطنة، ويستمر لمدة 3 أيام، بمشاركة 105 موظفين من مختلف التقسيمات الإدارية.
ويهدف هذا النظام إلى ربط التقسيمات الإدارية بالمحافظة ببعضها، مما يسهل تبادل المراسلات إلكترونيًا وإدارة كافة أشكال الوثائق والمعاملات التي تملكها المؤسسة، وذلك في إطار تعزيز جهود التحول الرقمي، إذ يوفر النظام مجموعة من الخصائص التي تضمن الحفاظ على المراسلات وما تحتويه من وثائق، وتداولها بسرية تامة وفق نظام صلاحيات فعال، بالإضافة إلى سرعة استعادة المعلومات.
ويتميز النظام بالقدرة على إرسال مخاطبات فورية وإصدار الموافقات حسب الأدوار والصلاحيات مع إشعارات لمتابعتها وتسجيل بيانات المراسلات الداخلية والواردة والصادرة، بالإضافة إلى القرارات والتعاميم، وإمكانية البحث عن المراسلات بسهولة باستخدام البحث البسيط والمتقدم، والعمل وفق دورات عمل تشمل الوارد والصادر والمراسلات الداخلية والقرارات والتعاميم وتوجيه المراسلات الواردة داخل الإدارة لاستكمال دورة العمل بها، وتصدير المراسلات إلى الإدارات داخل المحافظة أو الجهات الخارجية وخاصية ربط المراسلات لتيسير تتبع المواضيع ومتابعة تسلسلها وتوزيع القرارات والتعاميم على إدارات المحافظة بسرعة وسلاسة ومتابعة المراسلات وتعقبها من خلال مخطط تتبع المراسلة وتوفير تنبيهات تذكيرية عبر النظام أو البريد الإلكتروني، وإمكانية إدارة الاجتماعات واللجان بشكل آلي، كما يتيح النظام مزايا إضافية مثل حفظ الوثائق والمراسلات بشكل آمن، سهولة البحث والوصول للمعلومات، وتسجيل المراسلات إلكترونيًا، مما يسهم في ميكنة دورة العمل الإدارية.
المصدر: جريدة الرؤية العمانية
إقرأ أيضاً:
محافظ قنا ورئيس هيئة الرقابة الإدارية يكرمان المتميزين بإدارات المراجعة والحوكمة
كرم الدكتور خالد عبدالحليم، محافظ قنا، واللواء طارق عامر، رئيس هيئة الرقابة الإدارية بالمحافظة، عددًا من مديري إدارات المراجعة الداخلية والحوكمة، تقديرًا لجهودهم المتميزة في تطوير آليات العمل والمتابعة، في إطار الحرص على تعزيز منظومة الحوكمة وتطوير أدوات الرقابة الداخلية بما يسهم في تحسين مستوى الخدمات وتحقيق الكفاءة في إدارة الموارد.
جاء ذلك خلال اجتماع موسع، برئاسة الدكتور خالد عبدالحليم، محافظ قنا، واللواء طارق عامر، رئيس هيئة الرقابة الإدارية بالمحافظة، مع أعضاء إدارات المراجعة الداخلية والحوكمة على مستوى المحافظة، لبحث آليات المتابعة الدورية لأداء مختلف الإدارات، واستعراض سبل تطوير نظم الرقابة الداخلية ورفع كفاءة الأداء المؤسسي.
حضر الاجتماع الدكتور حازم عمر، نائب المحافظ، واللواء أيمن السعيد، السكرتير العام المساعد، والرائد محمد رسلان، عضو هيئة الرقابة الإدارية بقنا، إضافة إلى مديري إدارات المراجعة الداخلية والحوكمة وأعضائها.
وشمل التكريم كلاً من محمد حسن، مدير إدارة المراجعة والحوكمة بديوان عام المحافظة، و الدكتورة سمر عاطف، وكيل مديرية الصحة، و محمد نصر الدين، مدير إدارة الحوكمة بمديرية التربية والتعليم، وحسن علي حسن، مدير إدارة الحوكمة بمديرية الزراعة.
وشدد محافظ قنا، على أهمية أن تقوم برامج عمل إدارات المراجعة والحوكمة على عدة محاور رئيسية، من أبرزها الإعداد المكتبي الجيد، ودراسة المشكلات المزمنة التي تعوق سير العمل، ووضع إجراءات تصحيحية مناسبة، مع تكثيف المرور الميداني، واعتماد نماذج منظمة لتقارير المتابعة تتضمن توصيات واضحة وقابلة للتنفيذ.
وأكد محافظ قنا، بأن المتابعة الدورية تمثل العنصر الحاسم في تحقيق النتائج المرجوة، داعيًا إلى التزام كافة الجهات الإدارية بالمعايير الرقابية والحوكمة الرشيدة.
ووجه محافظ قنا، بضرورة العمل بروح الفريق الواحد بين إدارات الحوكمة والإدارات التنفيذية، وإنشاء قواعد بيانات دقيقة ومحدثة لكل إدارة، فضلًا عن تعزيز سرعة الاستجابة لشكاوى المواطنين والتعامل معها بجدية وشفافية لضمان رضا المتعاملين وتحقيق العدالة الإدارية.
فيما أكد اللواء طارق عامر، رئيس هيئة الرقابة الإدارية بالمحافظة، بأن إدارات المراجعة الداخلية والحوكمة تعد شريكًا أساسيا لهيئة الرقابة الإدارية في حل مشكلات المواطنين، مشيرا إلى أهمية دعم تلك الإدارات بفرق فنية متخصصة لتعزيز قدرتها على أداء مهامها بكفاءة واحترافية.
كم عمر الدرع وأبناء درع السودان وهل لديهم ثقافة حرب عمرها يتجاوز العشرين عام