الأرشيف والمكتبة الوطنية يُعرّف بتحويل الوثائق والأرشيف إلى "الحفظ والترميم"

قدّم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية افتراضية لموظفي الجهات الحكومية، بعنوان: "تحويل الوثائق من الجهات الحكومية"، من أجل تعريفهم على الإجراءات والنماذج المعتمدة في الأرشيف والمكتبة الوطنية لعملية تحويل الوثائق، بناءً على القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية، وتعديلاته ولائحته التنفيذية.

وأوضح اختصاصي أرشيف أول في الدورة التدريبية شهاب الحفيتي: "أن مرحلة تحويل الوثائق من الجهات الحكومية تكون في المرحلة الثالثة من عمر الوثيقة؛ حيث إنها إذا كانت ذات فائدة، يتم تحويلها إلى مركز الحفظ والترميم التابع للأرشيف والمكتبة الوطنية، والمخصص لحفظ الوثائق التاريخية على المدى الطويل، ورقمنتها، وترميم المشرف منها على التلف".
وتضمنت الدورة التدريبية تدريب موظفي الجهات الحكومية على الإجراءات، وتعريفهم بالنماذج المعتمدة في الأرشيف والمكتبة الوطنية بخصوص عملية تحويل الوثائق، وطرق وأساليب حفظها من التلف أو الضياع أثناء عملية التحويل الداخلي والخارجي، ورسمت الدورة خط مسار الوثيقة منذ نشأتها في الجهة الحكومية وحتى مصيرها النهائي المتمثل بالإتلاف، إذا كانت عديمة الفائدة، أو حفظها في الأرشيف والمكتبة الوطنية.
وبينت أهم المخاطر التي قد تحدث أثناء إجراءات تحويل الوثائق من الجهات الحكومية إلى المستودعات المزودة بأحدث التقنيات والمجهزة بأرقى الممارسات العالمية لكي تحفظ الإرث الوثائقي للدولة أطول عمر ممكن، وترممه بأيادي خبراء مهرة.
كما أضاءت الدورة على دورة حياة الوثيقة، وإجراءات تحويل الوثائق، وجدول تحويلها، والمرجعيات القانونية والمعايير الخاصة بالتحويل، وجدول تحويل الملفات.
وأكدت الدورة على تعريف الوثائق وفق ما جاء في القانون الاتحادي المذكور بأنها كل تسجيل بالكتابة أو الطباعة، أو الصورة أو الرسم، أو التخطيط أو الصوت وغيره، سواء على الورق أو الأشرطة الممغنطة، أو الوسائط الإلكترونية، أو غير ذلك من الوسائل، وتشمل الوثائق العامة والتاريخية والوطنية والخاصة.

المصدر: موقع 24