«دار الوثائق» تؤهّل الكوادر البشرية في إدارة الحفظ
تاريخ النشر: 20th, June 2024 GMT
الشارقة: سارة البلوشي
نظمت «دار الوثائق» في الشارقة سلسلة من الورش التخصصية لموظفي الجهات الحكومية، تحت شعار «شرح النظام الموحد لتصنيف ومدد استبقاء الوثائق والملفات المتماثلة» الهادفة إلى تطبيق النظام على الوثائق الورقية والإلكترونية، وتوحيد آلية حفظها وتنظيمها واسترجاعها في الإمارة، لدورها الرئيسي في تطبيق نظام عصري متكامل لإدارة الوثائق الخصوصية والمتماثلة في الجهات.
وشارك في هذه السلسلة، التي استمرت على مدار أربعة أيام، نحو 200 موظف من 10 جهات حكومية. وتناولت الورشة الإطار القانوني لنظام إدارة الوثائق المتماثلة في الجهات الحكومية، ونطاق النظام الموحد لتصنيف ومدد استبقاء الوثائق والملفات المتماثلة، وتطبيق نظام إدارة الوثائق المتماثلة في البيئة التقليدية، وآلية التطبيق على الملفات الإلكترونية، واسترجاع الملفات والوثائق، وتحديث النظام الموحد لتصنيف ومدد استبقاء الوثائق المتماثلة.
وتضمنت الورشة عدداً من الأنشطة التفاعلية التي أسهمت في تعزيز الفهم والوعي لدى الحضور بأهمية النظام، وخطوات تطبيقه، وعرض نماذج وأمثلة لتطبيق النظام في الجهات الحكومية، التي تدرّبوا خلالها على كتابة رموز التصنيف على الملفات المخصصة لعمليات الجرد والحفظ، وعلى آليات الاستدلال على الملفات واسترجاعها.
المصدر: صحيفة الخليج
كلمات دلالية: فيديوهات الشارقة فی الجهات
إقرأ أيضاً:
الحفرة التي سقطت فيها الفتاة: أهمية منع الإهمال لمنع الكارثة قبل أن تقع
صراحة نيوز- كتب أ.د. محمد الفرجات
دعوة لتأسيس منظومة ذكية لإدارة الأخطار قبل أن تتحول الإهمالات الصغيرة إلى مآسٍ…
حادثة سقوط فتاة أمس في حفرة مملوءة بالمياه في أحد شوارع عمان لم تكن في جوهرها “حادثًا عابرًا”، بل عرضًا واقعيًا لترهل إداري مزمن، وغياب منظومة ذكية محوسبة تتتبع الأعمال الميدانية والحفريات ومواقع الخطر في الوقت الحقيقي. هذه الحادثة لم تكن بحاجة إلى “مذنب مباشر”، بقدر ما كانت بحاجة إلى منظومة تمنع حدوث الخطأ أصلاً.
الإشكالية ليست حفرة… الإشكالية غياب نظام إدارة مخاطر
حين تُترك حفرة بعد أعمال صيانة أو مشروع بنية تحتية دون حماية أو متابعة أو تحديث، فهذا ليس خطأ عامل أو موظف. هذا فشل نظامي مؤسسي — فشل في التوثيق، فشل في الرقابة، فشل في اتخاذ القرار، وفشل في إدارة الخطر.
في دول تُعامل سلامة المواطن كأولوية عليا — مثل دول الخليج المتقدمة إداريًا، ودول الاتحاد الأوروبي، وكندا، واليابان، والصين — لا يُعتمد على اجتهاد موظف، ولا على تفقد ميداني عابر، بل تُدار المدن عبر أنظمة ذكية ودقيقة وصارمة:
منصات رقمية تربط البلديات وشركات المياه والكهرباء والاتصالات والأشغال والمقاولين.
مصفوفات ذكاء اصطناعي ترصد أي عمل مفتوح وتقيّم درجة خطورته.
تنبيهات تلقائية تُرسل للمسؤولين عند وجود موقع غير محمي أو متأخر أو يشكل تهديدًا للمارة.
مؤشرات أداء يومية تصل للمسؤول الأعلى تُظهر عدد الحفريات النشطة ونسب التأمين والاستجابة.
في تلك الدول، الخطر يُدار قبل حدوثه، لا بعد وقوعه.
ما نحتاجه في الأردن ليس تعليمات جديدة… بل تحول في عقلية الإدارة
لا يجب أن تُختزل الحادثة في سؤال: “من ترك الحفرة؟”
بل يجب أن يتحول السؤال إلى:
أين المنظومة الذكية التي كان يجب أن تمنع وجود حفرة غير محمية أصلاً؟
كيف لم يظهر إشعار خطر على شاشة مسؤول البلدية؟
أين لوحة المتابعة التي تربط المقاول والمهندس والجهة المالكة للمشروع؟
كيف تُدار مدينة بملايين البشر دون نظام موحد لإدارة الأعمال الميدانية؟
غياب هذه المنظومة يعني أننا ما زلنا نعمل بعقلية الورقيات والاجتهادات الفردية، بينما العالم يتقدم بأنظمة تتبع لحظي وإدارة ذكية للأخطار.
مطلوب الآن: مصفوفة وطنية ذكية لإدارة أعمال الميدان…
حادثة الأمس يجب أن تكون نقطة التحول نحو إطلاق مصفوفة وطنية موحدة تشمل جميع الجهات ذات العلاقة، تعمل على:
1. تسجيل كل حفرية أو نشاط ميداني أو فعل لحظة إحداثه على خريطة رقمية وطنية.
2. تحديد درجة خطورته (عالي — متوسط — منخفض).
3. فرض إجراءات حماية إلزامية بحسب مستوى الخطر.
4. استخدام الذكاء الاصطناعي لرصد أي موقع مهمل أو غير محمي.
5. إرسال تنبيهات فورية للمسؤولين في أكثر من مستوى.
6. فرض غرامات آلية على الجهات المتقاعسة.
7. إصدار لوحة قيادة يومية تصل للوزارة والمحافظة ورئيس البلدية.
بهذا فقط ننتقل من إدارة رد الفعل إلى إدارة الخطر قبل وقوعه.
ختامًا: حادثة الأمس رسالة وعلى الدولة أن تستمع
ليست المشكلة حفرة، بل مشكلة نظام إداري غير ذكي وغير مترابط وغير متابع.
غياب التكنولوجيا في الإدارة لم يعد خيارًا، بل خطرًا مباشرًا على حياة الناس،،، وعليه… فالحل ليس معاقبة موظف وننهي القضية، بل بناء منظومة تمنع الخطأ من جذوره.
وحتى نرى مصفوفة ذكية موحدة في الأردن لإدارة أعمال الميدان، ستبقى هذه الحوادث تتكرر.
ونحن سنبقى نكتب ذلك حتى تنتقل مؤسساتنا من ثقافة “الرد على الكارثة” إلى ثقافة منع الكارثة قبل أن تبدأ.
السلم والثعبان2 يتصدر شباك التذاكر في السينمات السعودية .. تفاصيل