الأرشيف والمكتبة الوطنية يدرّب الجهات الحكومية على مراحل تحويل الوثائق والأرشيفات إلى الحفظ والترميم
تاريخ النشر: 14th, September 2023 GMT
أبوظبي في 14 سبتمبر / وام / نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية افتراضية لموظفي الجهات الحكومية، بعنوان: "تحويل الوثائق من الجهات الحكومية"، بهدف تسليط الضوء على الإجراءات والنماذج المعتمدة في الأرشيف والمكتبة الوطنية لعملية تحويل الوثائق، على ضوء القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية.
وأكد شهاب الحفيتي اختصاصي أرشيف أول في الدورة التدريبية- أن مرحلة تحويل الوثائق من الجهات الحكومية تكون في المرحلة الثالثة من عمر الوثيقة؛ حيث إنها إذا كانت ذات فائدة يتم تحويلها إلى مركز الحفظ والترميم التابع للأرشيف والمكتبة الوطنية، والمخصص لحفظ الوثائق التاريخية على المدى الطويل، ورقمنتها، وترميم المشرف منها على التلف.
وقال إن هذه الدورة التدريبية تعد حلقة في سلسلة متكاملة من الفعاليات المتنوعة التي ينظمها الأرشيف والمكتبة الوطنية، كالورش والدورات التدريبية والمحاضرات التي يقدمها للجهات الحكومية بغية التوعية بالأساليب الصحيحة في حفظ ذاكرة الوطن، وهذا ما ينعكس إيجاباً على أساليب إدارة الوثائق وحفظها من الهدر والضياع.
ولفت إلى أن الدورة التدريبية ركزت على تدريب موظفي الجهات الحكومية على الإجراءات، وتعريفهم بالنماذج المعتمدة في الأرشيف والمكتبة الوطنية بخصوص عملية تحويل الوثائق، وطرق وأساليب حفظها من التلف أو الضياع أثناء عملية التحويل الداخلي والخارجي، ورسمت الدورة خط مسار الوثيقة منذ نشأتها في الجهة الحكومية وحتى مصيرها النهائي المتمثل بالإتلاف إذا كانت عديمة الفائدة، أو حفظها في الأرشيف والمكتبة الوطنية لتكون جزءاً من ذاكرة الوطن للأجيال.
وتطرقت الدورة التدريبية إلى أبرز المخاطر التي قد تحدث أثناء إجراءات تحويل الوثائق من الجهات الحكومية إلى المستودعات المزودة بأحدث التقنيات والمجهزة بأرقى الممارسات العالمية لكي تحفظ الإرث الوثائقي للدولة أطول عمر ممكن، وترممه بأيادي خبراء مهرة لكي تصونه من التلف والضياع.
سلطت الدورة الضوء أيضاً على دورة حياة الوثيقة، وإجراءات تحويل الوثائق، وجدول تحويلها، والمرجعيات القانونية والمعايير الخاصة بالتحويل، وجدول تحويل الملفات.
وعرفت الدورة الوثائق وفق ما جاء في القانون الاتحادي المذكور بأنها كل تسجيل بالكتابة أو الطباعة، أو الصورة أو الرسم، أو التخطيط أو الصوت وغيره، سواء على الورق أو الأشرطة الممغنطة، أو الوسائط الإلكترونية، أو غير ذلك من الوسائل، وتشمل الوثائق العامة والتاريخية والوطنية والخاصة.
كما عرفت دورة "تحويل الوثائق من الجهات الحكومية" الوثيقة العامة والجرد، وأشارت إلى أن الوثائق التي يمكن تحويلها هي غير النشطة في أماكن نشأتها، واستعرضت بالتفصيل والصور التوضيحية جداول التحويل، والمراحل التي تمر بها عملية التحويل، ومتطلباتها، والبيانات التفصيلية المطلوبة، والتدقيق على الأرشيف الذي يجري استلامه في مركز الحفظ والترميم.
رضا عبدالنور/ ريم الهاجريالمصدر: وكالة أنباء الإمارات
كلمات دلالية: الأرشیف والمکتبة الوطنیة الدورة التدریبیة
إقرأ أيضاً:
محافظ أسيوط يتفقد أعمال لجنة النظام والمراقبة للشهادة الإعدادية
أجرى اللواء هشام أبو النصر، محافظ أسيوط، جولة تفقدية بلجنة النظام والمراقبة للشهادة الإعدادية بمدينة أسيوط، لمتابعة سير العمل والاطمئنان على انتظام الإجراءات المتعلقة بالتصحيح ورصد الدرجات.
ورافق المحافظ خلال الزيارة محمد إبراهيم دسوقي، وكيل وزارة التربية والتعليم، وسيد جمال، مدير المتابعة الميدانية، وكان في استقبالهم جمال عبد القادر عتريس، رئيس اللجنة، وحمدي عبد الحميد، وكيل اللجنة، وعدد من أعضاء اللجنة.
وتفقد المحافظ عددًا من غرف اللجنة، شملت غرفة مراجعة كراسات الإجابة بعد التصحيح، والحجرة السرية، وغرفة الحاسب الآلي، بالإضافة إلى غرفة رصد ومراجعة الدرجات. كما حرص على مناقشة العاملين بمختلف مراحل الكنترول، والاستماع إلى آرائهم ومقترحاتهم لتحسين الأداء.
وقدّم رئيس اللجنة شرحًا تفصيليًا عن آلية العمل، مشيرًا إلى أن المحافظة تضم 239 لجنة فرعية، ويتم استلام أوراق الإجابة منها عبر 300 عضو من أعضاء الكنترول، حيث يتم فرزها وفقًا لنماذج الأسئلة (أ، ب، ج، د) وإرسالها إلى 6 مقرات تصحيح موزعة على عدد من المدارس، قبل أن تُعاد مرة أخرى إلى لجنة النظام والمراقبة لرصد الدرجات باستخدام الأرقام السرية.
وأكد المحافظ خلال جولته أهمية ضمان الدقة في مراحل التصحيح والرصد، بما يكفل تحقيق العدالة وتكافؤ الفرص لجميع الطلاب، مشددًا على ضرورة الالتزام بتعليمات الأمن والسلامة، وتوفير بيئة عمل مناسبة تساعد على أداء المهام بكفاءة واحترافية.
وفي ختام زيارته، وجّه اللواء هشام أبو النصر بإعداد فيلم توثيقي لشرح مراحل عمل لجنة النظام والمراقبة، بهدف توعية المواطنين بحجم الجهود المبذولة، كما وجّه برفع كفاءة المبنى وتحسين بيئة العمل للعاملين باللجنة.